Tradičné manuálne postupy sú časovo náročné, náchylné na chyby a vyžadujú si značné množstvo ľudských zdrojov.
Vďaka pokročilým technológiám však prichádzajú nové možnosti, ako tieto procesy postupne automatizovať. Spoločnosť Eviden ponúka riešenie v podobe SAP Build Process Automation, ktoré sa dokáže postarať o spracovanie faktúr či objednávok. Eviden teraz pracuje na integrácii umelej inteligencie, aby automatizácia bola ešte efektívnejšia a inteligentnejšia.
Na začiatku každej firemnej transformácie by mala byť revízia procesov a analýza toho, čo by sa dalo zrýchliť, zlepšiť alebo zjednodušiť. Automatizáciu možno v dnešnej dobe pomerne jednoducho zaviesť pri všetkých rutinných a pravidelných úlohách. Typickým príkladom je automatické spracovanie prijatých faktúr, ktoré Eviden ponúka pomocou „robota“ založeného na technológii SAP Build Process Automation. U veľkých firiem z odvetví farmácie alebo automobilového priemyslu sa spoločnosti podarilo zmeniť už približne 80 % faktúr na strojové spracovanie.
Materiály na spracovanie vie nástroj zbierať z rôznych úložísk. Môže spracovávať faktúry, objednávky alebo dodacie listy vložené do vopred určených zložiek na úložisku, prípadne prechádzať prichádzajúce e-maily zo zdieľanej schránky a nahrávať z nich faktúry do účtovných systémov.
Ešte rýchlejšie a presnejšie
„Ďalším levelom je zapojenie umelej inteligencie, ktorá dnes prináša obrovské možnosti. Nasadenie umelej inteligencie pomôže informácie vyhodnotiť, a prípadne ich doplniť o ďalšie údaje z iných zdrojov. Inými slovami, chceme robota spraviť ešte inteligentnejším. Zapojiť umelú inteligenciu je samozrejme náročné, teraz experimentujeme a robíme testy, aby sme zaistili, že všetko bude bezpečné,“ hovorí Katarína Šretterová zo spoločnosti Eviden Slovensko.
Okrem ušetreného času firma ocení aj neúnavnosť nástroja, ktorý môže pracovať 24 hodín denne 7 dní v týždni pri plnom vedomí a nepotrebuje dovolenku. Pri správnom nastavení, ktoré zabezpečí implementačný partner, je jeho chybovosť minimálna. Pri už realizovaných projektoch zaznamenáva 99,5 % úspešnosť.
Využite čas a prácu zamestnancov zmysluplne
Práve príprava a spracovanie faktúr je typickou rutinnou činnosťou, pri ktorej ľudia trávia zbytočne veľa času. „Nie je cieľom, aby ľudia prišli o prácu, ale aby robili takú prácu, ktorá ich baví a dáva im zmysel. Stereotypnú činnosť môžu robiť roboti,“ dodáva K. Šretterová, odborníčka spoločnosti Eviden.
Ani softvér samozrejme nefunguje úplne bez pomoci a treba vždy skontrolovať, či všetko prebehlo v poriadku. To ale trvá výrazne menej času. Systém môže určenému zamestnancovi podávať pravidelné reporty a exportovať potrebné dáta alebo vytvárať tabuľky a prezentácie. Zároveň posiela zákazníkom alebo dodávateľom potvrdenia o spracovaní.
Tri tipy odborníkov z Evidenu:
1. Rozmýšľajte „out-of-the-box“
Ak nejaký proces funguje 20 rokov, je to chvályhodné, ale neznamená to, že by sa s pomocou moderných nástrojov nedal vylepšiť. Premýšľajte nad chodom vo firme kreatívne. Nebojte sa uvažovať nad procesmi inak, než ste zvyknutí, pretože takto väčšinou vznikajú tie prelomové inovácie.
2. Automatizujte, čo sa dá automatizovať
Niektoré procesy možno klasifikovať ako rutinné, bez toho, aby ste si to uvedomili. Ak niekde objavíte pravidelnosť, pravdepodobne sa bude dať naprogramovať softvér, ktorý tento proces zvládne.
3. Aj malá automatizácia je automatizácia
Nemusíte svoje procesy radikálne meniť hneď. Choďte uvážene, krok po kroku a vyhnite sa príliš komplikovaným riešeniam. Čím jednoduchšie to bude, tým väčšia je šanca, že to bude fungovať bez problémov.
